Em alguns dias da semana, as oito horas de trabalho não parecem ser o suficiente para realizar todas as tarefas necessárias, não é mesmo? Porém, fazer horas extras ou levar trabalho para casa também não é saudável e nem a melhor saída.
Neste post, vamos dar algumas dicas que podem ser usadas pelas equipes de RH ou Comunicação Interna para instruir e ajudar os colaboradores a criar práticas de trabalho mais produtivas e menos cansativas. Entenda como:
1. Faça listas de tarefas diárias
Listar o que você precisa fazer é realmente necessário quando se tem muita coisa para lembrar e realizar. Se dependermos da nossa memória, muita coisa pode ser esquecida e deixada para trás.
E a melhor opção para gestão de energia e tempo é a lista de prioridades. Comece com uma lista semanal – o que não couber na semana e for de menor prioridade, já passe para a outra. Depois disso, produza listas diárias que contenham, em média, 3 tarefas mais importantes e alguns pequenos processos que as acompanhem.
A intenção é sempre encerrar as tarefas diárias – por isso elas devem ser curtas, prioritárias e contar com pausas e possíveis imprevistos. Não deixe acumular para o outro dia e atrapalhar seu planejamento!
2. Foque em uma coisa de cada vez
A realização de multitarefas é a grande responsável pela redução da produtividade e o aumento do estresse no trabalho em quase todos os casos, segundo as equipes de RH e Comunicação Interna.
Quando a nossa mente é preenchida por uma lista interminável de coisas a se fazer e não colocamos prioridades, fazemos todas de uma vez só. Qual a impressão que fica? Que não conseguimos terminar nada. E o pior: é isso mesmo!
Quando você faz diversas tarefas ao mesmo tempo, não consegue finalizar uma pois está pensando na outra. Dessa forma, surge uma ideia e você passa a focar em outra atividade sem, ao menos, ter finalizado a primeira. Com isso, você acaba alternando em tarefas e demora muito mais para entregá-las no prazo. Sua produtividade é comprometida ao extremo.
Pensando assim, organize o seu dia de modo que seja possível fazer uma atividade de cada vez. Por exemplo, no período da manhã, você pode estar focado em apenas uma coisa; à tarde, em mais uma ou duas. Dessa forma, você sabe que tem tempo para finalizar tudo e só passa para outra atividade quando chegar ao fim da anterior.
3. Use pausas para equilibrar o seu tempo
Depois que suas listas diárias e semanais estiverem prontas e seu dia organizado para fazer uma coisa de cada vez, você precisa planejar como seu tempo pode ser focado nas atividades e como contará com pausas entre processos para poder respirar e não sentir o cansaço tão fácil.
Segundo especialistas de RH, o ideal é trabalhar em cada atividade por cerca de 30 minutos sem interrupções e depois contar com uma pausa de 5 minutos. Não necessariamente perder o foco com redes sociais ou algumas distrações desnecessárias, porém conseguir respirar e não se desgastar. Por exemplo: sair para tomar um ar, comer, beber água, conversar e etc.
Além disso, quando você quer realizar atividades focado, precisa de um tempo inteiro para produzir. Portanto, passar mais tempo em reuniões do que realizando tarefas não é recomendado. Assim como focar nos problemas e não nas soluções.
4. Crie hábitos saudáveis durante o dia
É muito importante você ter boas práticas de trabalho para realizar suas atividades. Crie bons hábitos, pois quando existe o costume de fazer uma coisa todos os dias da semana, sabemos que é difícil o processo de reversão no futuro. Portanto, chegue no horário, se alimente bem durante suas atividades (alimentação saudável é sempre uma boa pedida), se concentre quando for necessário e descanse sempre que der – tenha horários bem definidos.
Além disso, você não precisa ficar sentado o dia todo em frente a um computador para ser produtivo e alcançar bons resultados. Levante às vezes da cadeira, converse com as pessoas, se espreguice ou dê uma volta. Só não se esqueça que isso não pode ser a maior parte do seu tempo. Tenha responsabilidade!
Por fim, separe um tempo de produção criativa. É muito bom para a motivação pessoal e desenvolvimento profissional ter novas ideias e pensar em otimização de processos e inovação para sua empresa e equipe.
5. Organize seu espaço
O ambiente de trabalho deve ser organizado e sem muitas distrações. Sua mesa e sua sala deve ter o espaço necessário para suas atividades e sem muita coisa para evitar um possível estresse. Um escritório organizado e confortável é extremamente importante para a criação de bons hábitos e ajuda na concentração e produtividade.
Além disso, organize seu computador: separe seus documentos e e-mails por pastas – será mais fácil encontrá-los e compartilhá-los com quem você desejar. Exclua tudo aquilo que for desnecessário. Não deixe sua área de trabalho e caixa de e-mail lotarem.
6. Se prepare para imprevistos
Muitas vezes, as pessoas organizam suas tarefas e agendas contando com todas as horas de trabalho, sem levar em consideração os imprevistos ou novas demandas que podem surgir ao longo do dia. Porém, sabemos que não é bem assim.
Deixe suas tarefas para serem cumpridas antes do seu horário de saída. Além das pausas, você poderá se deparar com novidades. Portanto, tenha seu planejamento e lista prontos com antecedência – nunca feitos no dia – e separe um tempo para as demandas que surgirem.
7. Se comunique com seu gestor e equipe
Uma das principais maneiras de melhorar a comunicação e reduzir o estresse no trabalho é ouvir atentamente os integrantes de sua equipe em um ambiente calmo. Criando essa cultura organizacional, existirá um conforto e liberdade maior para os colaboradores se expressarem.
Desenvolva uma relação de conversa, feedbacks e atualizações constantes com sua equipe e gestor. Essa é uma prática extremamente importante e que deve ser alinhada às avaliações de desempenho do RH.
Além disso, é muito gratificante contar com algumas políticas internas, como: recompensar esforços e desempenhos individuais, oferecer oportunidades de crescimento, demonstrar clareza nos critérios de promoção de cargos e oferecer programas de incentivos.
8. Aproveite seu tempo dentro e fora do trabalho
Se desconecte aos fins de semana, tenha boas noites de sono, uma alimentação saudável e exercícios e ocupações que te tragam conforto.
O ideal é você equilibrar seu dia no trabalho e sua vida pessoal e profissional também. Nossa mente precisa de intervalos para se desconectar do trabalho e aproveitar momentos de descanso, lazer e diversão.
Evite trabalhar no seu tempo livre. Devem existir limites entre períodos dentro e fora do seu emprego. Essa ideia deve ser sempre reforçada pelas equipes de RH e Comunicação Interna!
Conclusão
Muitas pessoas passam mais tempo trabalhando do que descansando em suas próprias casas. É de extrema importância adotar boas práticas de trabalho que irão prevenir o estresse, a realização de horas extras e a falta de produtividade e entrega de resultados.
Com a organização e planejamento em dia, você pode chegar todos os dias no trabalho e encontrar tudo pronto para começar suas atividades desde cedo, sem perder tempo. A partir disso, é só você conhecer os seus limites diários e fazer o máximo possível dentro do seu horário, conversando com a sua equipe, usando pausas durante o dia e sempre preparado para os imprevistos!
